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iACスケジュール候補検索拡張

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こんにちは。デジタルビジネス推進室(デジビ)の生田です。

今回は研究開発で社内検証している機能を一つご紹介します。

社内の忙しい人達のスケジュール調整を支援する機能です。


スケジュールを登録する際、空いている施設を探したり、参加者の予定を確認したり、特に参加人数が多いと調整に時間がかかります。
そんなときに手助けになるのが今回ご紹介する機能です。

スケジュール調整画面

iACのスケジュール候補検索を元に、主に以下の機能を追加しました。

  • 重複したスケジュールがあっても「優先できそう」と判断すると候補に出てくる
  • 複数日程候補を一括登録できる
  • 調整条件

    参加者
    「必須」と「任意」に分けて検索、候補一覧(参加者、制約)の表示内容に反映します。

    施設人数
    事前に登録した施設の収容人数を条件に収容可能な施設で検索します。

    調整候補一覧

    検索すると候補一覧(日時、空き施設、空き状況リンク、参加者、制約)を表示します。

    空き状況
    選択した候補で「空き状況検索」を表示できます。
    また「空き状況検索」で変更した日時を候補一覧(選択行)にも反映できます。

    制約
    「優先できそう」と判断した理由、調整に役立ちそうなコメントを表示します。

    ・青柳さんは直後に外出予定(豊洲打合せ)がありますがよいですか
    ・上田さんは他の予定(チーム夕会)に参加できませんがよいですか
    ・会議室が少し狭いです
    ・大磯さんが参加できません

    スケジュール調整
    選択した候補(複数可)を仮スケジュールとして登録します。

    タイトルの語頭に「仮」が付いた状態で登録されます。
    また、メールやメッセージなどにコピーしやすいように、説明欄に選択候補が表示されます。

    マスタ

    施設人数
    施設の収容人数を登録できるようにしています。

    優先度情報
    優先度判断に使用するキーワードを登録できるようにしています。
    また自動で優先度情報を生成する仕組みも実験的に入れています。

    社内利用状況

    社内で利用を開始して約1年、徐々に利用率も増えてきました。
    特にご利用いただいているユーザのスケジュールを覗くと、、
    月に50~100件の過密スケジュール!

    調整の手段として利用されていることに嬉しく思います。

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